Электронный документооборот (ЭДО)
Как я могу получать счета от Ростелекома?

Получать расчетно-платежные документы от Ростелекома можно двумя способами — через электронный документооборот (ЭДО) или в личном кабинете «Ростелеком Бизнес».

Перейти на ЭДО очень просто. Для этого нужно зарегистрироваться на сайте аккредитованного оператора электронного документооборота и получить электронную цифровую подпись или использовать уже имеющуюся. Если вы уже являетесь пользователем ЭДО другого оператора, можно настроить роуминг.
Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Электронный документооборот (ЭДО) - обмен юридически значимыми электронными документами между компаниями с помощью системы оператора ЭДО через интернет. Электронный документооборот удобен для ежемесячного получения расчетно-платежных документов за услуги связи: счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ.

Преимущества ЭДО
  • Документы не нужно дублировать на бумаге;
  • Все входящие документы бесплатны для клиента;
  • Ускорение расчётов и платежей;
  • Своевременная доставка и получение документов;
  • Возможность подписывать документы удалённо, без посещения офиса и пересылки по почте;
  • "Прозрачная" работа с документами ― в системе зафиксированы все действия с документом;
  • Юридическая значимость закреплена законодательством РФ;
  • Снижение налоговых рисков, предоставить документы в ИФНС станет проще и быстрее;
  • Надёжное хранение документов в электронном виде на сервере оператора ЭДО.
Что такое КЭП?

КЭП - квалифицированная электронная подпись. Самый надёжный вид электронной подписи, равносильный собственноручной (Федеральный закон №63‑ФЗ от 06.04.2011).
Благодаря системе специальных символов с определенной последовательностью, ключ не поддается подделкам.

  • С помощью КЭП клиент может войти в свой кабинет электронного документооборота;
  • Подписывать документы;
  • Для сдачи документов подойдёт любой сертификат электронно-цифровой подписи.

Если нет КЭП:

Руководитель организации может бесплатно выпустить КЭП в удостоверяющем центре Федеральной Налоговой Службы; КЭП не требуется для получения расчётно-платёжных документов от ПАО «Ростелеком».

Что такое МЧД?

МЧД - файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном работнике и полномочиях, которые он получает. Сведения о подписантах хранятся в отметке электронной подписи. О том, как скачать документ с отметкой, вы можете узнать у операторов ЭДО Контур и Тензор.

Как появилась МЧД и зачем нужна?

В 2020 году началась реформа электронной подписи в России. В результате этой реформы удостоверяющие центры больше не выдают "сертификат подписи сотрудника компании". Вместо него, с 1 сентября 2023 года, для подписания документов сотруднику компании необходимо применять собственный сертификат электронной подписи (КЭП), выданный ему, как физическому лицу.

Если нет МЧД?

Руководитель организации может бесплатно выпустить и разместить МЧД на  сайте Федеральной Налоговой Службы или воспользоваться услугами компаний, которые присоединились к Распределенному реестру ФНС России.

Со списком компаний можно ознакомиться, наведя камеру Вашего смартфона на QR-код, или на сайте NALOG.GOV.RU.

Где хранить МЧД?

Список информационных систем, где можно хранить МЧД, определен Правительством Российской Федерации (Постановления Правительства РФ №223 и №224 от 21.02.2022 г.), в него входят:

  • ЕСИА портала "Госуслуги";
  • ИС аккредитованного удостоверяющего центра;
  • ИС аккредитованной доверенной третьей стороны;
  • ИС оператора электронного документооборота;
  • ИС, в которой подписан и из которой направляется электронный документ;
  • ИС федерального органа исполнительной власти.
Могут ли бюджетные организации пользоваться электронным документооборотом?

Большинство бюджетных организаций (школы, учреждения культуры, больницы) уже подключились к электронному документообороту (ЭДО) и получают документы в электронном виде. Всеми региональными Управлениями Федерального казначейства принимаются в обработку электронные документы, полученные через ЭДО.
Как передать документы в государственные органы в случае проверки?

Электронные документы могут быть представлены в налоговые органы и другие организации. Они полностью идентичны бумажным. Возможность использования электронных документов в бухгалтерском и налоговом учете закреплена:

  • Налоговым кодексом Российской Федерации (п.1 ст. 169);
  • Федеральными законами № 63-ФЗ от 06.04.2011 и № 402-ФЗ от 06.12.2011;
  • Постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011;
  • Приказом Министерства финансов № 14н от 05.02.2021.
Как передавать счета в налоговую, если они перестанут приходить на бумажном носителе?

Документы, которые хранятся в системе электронного документооборота, можно представлять в суд, казначейство или любой другой государственный орган — в виде файлов-оригиналов или бумажных копий со штампом. В налоговую удобно отправлять их сразу через ЭДО. Получив истребование, выберите нужные документы из списка и нажать «Отправить». Далее система ЭДО автоматически сделает опись, отправит и уведомит о приеме документов инспектором. О стоимости сервиса можно уточнить у оператора ЭДО.
Надежны ли электронные документы?

Юридические лица уже давно работают с электронными документами: отчетность через интернет, клиент-банки и другие сервисы. Электронный документооборот работает по такому же принципу, а электронные документы полностью идентичны бумажным.
Зачем электронный документооборот небольшим компаниям?

Регистрация личного кабинета электронного документооборота (ЭДО) и получение входящих документов — абсолютно бесплатны. Работать с электронными документами гораздо проще и быстрее: они все будут находится в одном месте — личном кабинете ЭДО.
Электронный документооборот — это бесплатный сервис?

Регистрация, получение, подписание и обработка документов, полученных от Ростелекома через электронный документооборот (ЭДО) абсолютно бесплатны. При регистрации в системе «Сбис» необходимо отдельно запросить включение функционала входящих документов у оператора ЭДО.

Также вы сможете обмениваться электронными документами с другими партнерами. Обмен будет тарифицироваться согласно тарифам операторов ЭДО. С полным перечнем услуг и тарифами можно ознакомиться на официальных сайтах АО «ПФ «СКБ Контур» и ООО «Компания Тензор».
Когда приходят платежно-расчетные документы через электронный документооборот?

Платежно-расчетные документы через электронный документооборот (ЭДО) приходят ежемесячно не позднее 5 числа месяца следующего за отчётным.

Как быстро происходит подключение к электронному документообороту?

Подключение происходит очень быстро. После заключения дополнительного соглашения о получении документов через ЭДО вносится соответствующая отметка в программе.

Важно! Чтобы получить информацию за следующий месяц, подать заявление необходимо до последнего дня предыдущего месяца. Например, чтобы получить документы за июнь, необходимо подписать дополнительное соглашение до конца мая.
Нужно ли дополнительное оборудование для перехода на электронный документооборот?

Дополнительное оборудование не требуется. Нужен только компьютер с доступом в интернет.
Что такое «Тензор» и «Контур»?

В соответствии с требованием законодательства движение электронных документов производится через операторов электронного документооборота, аккредитованных Федеральной налоговой службой Российской Федерации. Такими операторами являются АО «ПФ «СКБ Контур» и ООО «Компания Тензор». Ростелеком сотрудничает с данными компаниями напрямую.

Если ваша организация уже является пользователем ЭДО другого оператора, можно настроить роуминг и получать документы от Ростелекома через своего оператора ЭДО.
Что такое система «Сбис» и как она связана с компанией «Тензор»?

«Сбис» — это система обмена юридически значимыми электронными документами между организациями (счетами, счетами-фактурами, актами, договорами и т.д.). Ее разработала и внедрила компания «Тензор».
Что такое система «Диадок» и как она связана с компанией «Контур»?

Диадок — это система обмена юридически значимыми электронными документами между организациями (счетами, счетами-фактурами, актами, договорами и т.д.). Ее разработала и внедрила компания «Контур».
Как получать документы, если компания пользуется услугами другого оператора электронного документооборота?

Чтобы получать документы от Ростелекома через своего привычного оператора электронного документооборота (ЭДО), необходимо пройти бесплатную регистрацию на сайте «Сбис» или «Диадок» и настроить роуминг.
Как получить электронную цифровую подпись?

Электронную цифровую подпись (ЭЦП) можно получить при регистрации в системах «Сбис» и «Диадок».

В настоящее время выпуск квалифицированной электронной подписи (КЭП) для руководителей юридических лиц производится бесплатно в удостоверяющих центрах ФНС России. КЭП — самый надежный вид электронной подписи, равносильный собственноручной подписи владельца. Если у руководителя организации уже имеется КЭП, её можно привязать к юридическому лицу в личном кабинете электронного документооборота (ЭДО). Другие пользователи личного кабинета, у которых нет КЭП, смогут просматривать и скачивать входящие документы.
Можно ли использовать уже имеющуюся электронную цифровую подпись при регистрации в «Сбис» и «Диадок»?

Да.
Где хранится архив документов, переданных через электронный документооборот?

Архив расчетно-платежных документов будет находиться в хранилище Личного кабинета ЭДО. Он может быть использован для предоставления в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи в рамках мероприятий налогового контроля, что также снижает риск утраты оригиналов документов.
Как долго хранятся документы, переданные через электронный документооборот?

Документы хранятся в личном кабинете электронного документооборота (ЭДО) без ограничений по времени и объему данных.
За какой период доступны документы в личном кабинете электронного документооборота?

Доставка документов через электронный документооборот (ЭДО) начинается со следующего месяца после подписания дополнительного соглашения в личном кабинете ЭДО. Для получения расчетных документов за период, предшествующий дате подписания соглашения, необходимо создать обращение в Личного кабинета Ростелеком Бизнес, направить заявление в чате Личного кабинета или ВКонтакте в группе «Ростелеком Бизнес»

Как создается личный кабинет электронного документооборота для компаний с несколькими филиалами?

За информацией необходимо обратиться к выбранному оператору ЭДО